Projektvorstellung

Automatisierte Verarbeitung von
E-Mails in der Auftragsvergabe

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Die Ausgangssituation:

Im Logistikumfeld ist eine schnelle und effiziente Kommunikation entscheidend, um den hohen Anforderungen eines dynamischen Marktes gerecht zu werden. Unser Kunde ist darauf angewiesen, Unteraufträge zeitnah zu vergeben, präzise zu kommunizieren und bestmögliche Verhandlungsergebnisse zu erzielen. Mit einer zunehmenden Anzahl von zu vergebenden Aufträgen steigt jedoch auch der Aufwand für die Bearbeitung von Anfragen und die Organisation von Aufträgen.

Diese zeitintensiven Prozesse binden wertvolle Ressourcen und erfordern eine hohe Aufmerksamkeit der Mitarbeiter, was die Effizienz des gesamten Unternehmens beeinflussen kann. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde ein System entwickelt, das mithilfe von KI die Kommunikation optimiert und wichtige Abläufe automatisiert.

Status:
Produktivsystem

Branche:
Spedition & Logistik

Unternehmensgröße:
ca. 10 Mitarbeiter

Kategorie:
Textanalyse sowie
automatisierte Verarbeitung

Die Ziele:

  • Automatische Zuordnung der eingehenden Anfragen zu den passenden Standardfällen
  • Mit KI generierte, passende Antworten, die mit Daten aus der Auftragsdatenbank ergänzt werden
  • Automatisierte Beantwortung der E-Mails in Echtzeit

Die Lösung:

Ein Sprachmodell wird dafür verwendet, die wichtigsten Informationen einer E-Mail zu identifizieren und dem passenden Standardfall zuzuordnen. Die Antwort- E-Mail wird mit den passenden Templates aus der Datenbank erstellt und automatisiert über IMAP versendet. Das System reduziert die Bearbeitungszeit signifikant und stellt eine konsistente Qualität in der Kundenkommunikation sicher. Textanalyse sowie automatisierte Verarbeitung Anfrage! Anfrage! Anfrage! Textanalyse durch KI Versand passender E-Mail E-Mail Templates Matching mit Templates Ergänzung der

Infografik Automatische Beantwortung von E-Mails

Die Umsetzung:

Zu Beginn des Projekts wurde der bestehende Prozess analysiert, um die eingehenden E-Mails in verschiedene Standardfälle zu kategorisieren. Parallel dazu wurde eine technische Infrastruktur aufgebaut, die einen sicheren und automatisierten Zugriff auf die E-Mails ermöglichte und die Grundlage für die spätere Beantwortung der Nachrichten schuf.

Nach der Identifikation der Standardfälle wurde das Sprachmodell GPT von OpenAI integriert, um die Inhalte der E-Mails zu analysieren und den jeweiligen Fällen zuzuordnen. Die Wahl eines solchen Modells war notwendig, um Herausforderungen wie unterschiedliche Sprachen, Rechtschreibfehler und sehr kurze Texte erfolgreich zu bewältigen.

Im nächsten Schritt wurde ChatGPT benutzt um den textbasierten, individuellen E-Mail-Verlauf zu analysieren und einzuordnen, wo genau sich der potentielle Auftragnehmer im Vergabeprozess befinden. Ausgehend davon wurden Antwortvorlagen mit konkreten Auftragsbezogenen Daten aus der Datenbank angereichert und eine vollständige Antwort an den Auftragnehmer automatisch über IMAP versendet.

Ein essentieller Bestandteil des Projekts war es, für einen zuverlässigen Betrieb auch unter hohen Belastungen zu sorgen. Diese Maßnahmen garantieren einen stets zuverlässigen Betrieb.

Ausblick:
Das System reduziert die Bearbeitungszeit signifikant, stellt eine konsistente Qualität in
der Kundenkommunikation sicher und bietet eine stabile Grundlage für zukünftige Erweiterungen. Offene Punkte umfassen die Integration weiterer Sprachen sowie die Möglichkeit, komplette Aufträge durch das KI-System vollständig abzuschließen.

Was zeichnet uns aus?

Was zeichnet uns aus?

INDIVIDUELLE
KI-ENTWICKLUNG

HOCHQUALIFIZIERTE
KI-EXPERTEN

EFFIZIENTE
KI-ENTWICKLUNG

LEIDENSCHAFT UND QUALITÄT

HERVORRAGENDE
REFERENZEN

OPTIMIERTE CODE-ENTWICKLUNG

Was können wir für Sie tun?

Ich freue mich auf Ihren Anruf!

„In einem ersten Startgespräch nehme ich Ihre Anfrage auf und koordiniere die weiteren Schritte. Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen!“

Leah Soldner
Customer Relationship Managerin

Bringen Sie Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe!

Wir entwickeln KI-Systeme für den innovativen Mittelstand.