Projektvorstellung

KI-gestützte Auftragserfassung

Die Ausgangssituation:

Unser Kunde, die COMPRESSANA GmbH, stellt Kompressionsbekleidung, Entstauungssysteme und Stützstrümpfe für den medizinischen Gebrauch sowie den Sportsektor her und beliefert den Apothekenmarkt und medizinischen Fachhandel.
In diesen Branchen werden Bestellformulare teilweise immer noch per Hand ausgefüllt und per Fax versendet. Dies führt zu einem hohen manuellen Aufwand bei der Übertragung der gefaxten Formulare in das digitale Bestellsystem.
Hinzu kommt, dass die Produktspezifikationen komplex und vielfältig sind, was die händische Übertragung zusätzlich erschwert und fehleranfällig macht. In einem Mehraugenprinzip kontrollieren die Mitarbeitenden abschließend die korrekte Übertragung und senden die Bestellung erst dann endgültig ab.

Status:
Produktivsystem

Branche:
Medizinproduktehersteller

Kategorie:
Texterkennung (OCR), Datenextraktion

Die Ziele:

Automatisches Auslesen von Informationen aus Ankreuzfeldern sowie handschriftlichen Einträgen.
Übersetzung der Formularinhalte in Daten, die das Bestellsystem versteht.
Bereitstellung einer API, die Formulare verarbeitet und die gewonnenen Daten bereitstellt.

Die Lösung:

Insbesondere der erste Schritt, bei dem Maße und Produktspezifikationen übertragen werden, ist zeitaufwändig. Mit einem Computer-Vision-Ansatz werden Produktmerkmale automatisch erkannt, und eingetragene Maße werden per Texterkennung digitalisiert. Zur Qualitätssicherung bleibt das Vier-Augen-Prinzip bestehen, aber der manuelle Aufwand im
ersten Schritt wird deutlich reduziert.

Die Umsetzung:

Formulare erkennen Eingehende Formulare werden zuerst analysiert: Der Typ des Formulars (z.B. Bestellung, Anfrage) und dessen Version werden automatisch erkannt. Das ist wichtig, da sich die Layouts und Inhalte der Formulare regelmäßig ändern.

Formulareinträge auslesen Mithilfe des bekannten Layouts kann die KI-Anwendung nun die wichtigen Informationen im Formular – wie Produktdetails oder Bestellangaben – zuverlässig finden und auslesen. Hierzu werden verschiedene Computer- Vision Modelle eingesetzt, die Produkttypen, Bestellmengen und Maßzahlen zuverlässig erkennen.

Verarbeitung der Inhalte Die ausgelesenen Informationen werden dann in die richtigen Parameter übersetzt, die das Bestellsystem versteht. Gleichzeitig prüft das System automatisch, ob die ausgewählten Produkte und Spezifikationen zusammenpassen. So werden Fehler im Bestellprozess frühzeitig vermieden. Das Prüfsystem ist jederzeit durch neue Regeln erweiterbar.

Ausblick:
Die Lösung wird aktuell live in der Auftragserfassung/-bearbeitung der COMPRESSANA GmbH eingesetzt und befindet sich im Supportmodus. Das System wird in regelmäßigen Abständen um neue Formularversionen erweitert. Damit wird sichergestellt, dass selbst sich ändernde Umstände keine Einbußen für die Qualität der Ausgaben unseres KI-Systems bedeuten.