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Erfolgreiches Home-Office: Unsere 6 Tipps
Von Oliver Schick am 19. März 2020
Seit dieser Woche sind viele durch die Folgen des Coronavirus zum ersten Mal richtig mit Home-Office konfrontiert. Teilweise ist das Arbeiten im Büro sogar nicht mehr erlaubt. Da diese Umstellung für viele sehr herausfordernd ist, möchten wir dir aus unserer Home-Office Erfahrung die sechs besten Tipps an die Hand geben.
Als junges Softwareunternehmen ist remote arbeiten für uns normal und wir haben somit viel Erfahrung damit.
Ich arbeite selbst sehr viel im Home-Office und fasse in diesem Beitrag unsere sechs besten Tipps zusammen, um euch in dieser ungewöhnlichen Zeit zu unterstützen.
1. Habt die richtige Ausstattung
Wer das erste Mal mit Home-Office konfrontiert ist, der stößt schnell auf das Thema Ausstattung. Wie soll das Home-Office eingerichtet sein? Was brauche ich wirklich? Die Antwort auf diese Fragen hängt ganz essentiell davon ab, wie lange ihr plant von Zuhause zu arbeiten. Ist es nur für eine Übergangszeit von einigen Wochen, oder soll es langfristig einen Teil der Arbeitsweise darstellen? Wenn ihr plant langfristig Home-Office in die Arbeit zu integrieren, ist meiner Erfahrung nach ein guter Bürostuhl das Allerwichtigste. Eine Stehgelegenheit um zu arbeiten ist optional, aber sehr zu empfehlen, da es für Abwechslung beim Arbeiten sorgt. Wenn das Home Office nicht dauerhaft, sondern nur für einige Wochen gedacht ist, kann man beispielsweise mit Gegenständen in der Wohnung etwas improvisieren. Langfristig lohnt sich meiner Einschätzung nach ein höhenverstellbarer Tisch.
2. Findet euren Rhythmus
Wenn man einen normalen Arbeitstag im Büro hat, ist der Rhythmus von außen vorgegeben. Man fährt mit Auto, ÖPNV, Fahrrad etc. zur Arbeit, hat eine geregelte Mittagspause und ab der Heimfahrt ist Feierabend. Im Home-Office sind die Abläufe nicht klar vorgegeben. Zum Glück gibt es einige Tricks, wie ihr auch Zuhause einen guten Rhythmus findet. Einerseits ist es gut, wenn ihr euch ein klares Ritual zum Beginn und Ende der Arbeit überlegt. Ich checke zunächst die Mails und den Kalender, um mir dann eine To-Do-Liste mit Zeitschätzungen für den Tag zu machen. Um die Arbeit dann effektiv zu gestalten, nutze ich die Pomodoro-Technik. Diese Technik geht natürlich nicht immer, aber wenn ich allein an etwas konzentriert arbeiten muss, ist diese Technik fantastisch. Ich habe für mich festgestellt, dass für viele meiner Aufgaben ein längeres Zeitintervall von 50 Minuten und eine 10 minütige Zeitspanne um zu reflektieren oder eine Pause zu machen besser geeignet ist. Pause ist ein gutes Stichwort. Im Büro sind diese oft natürlich vorgegeben, da man sich in der Kaffeeküche spontan mit Kollegen unterhält oder die Kantine die Mittagspause festlegt. Im Home-Office machen viele aber den Fehler, dass sie entweder gar keine oder schlechte Pausen machen, indem sie zum Beispiel auf Social Media an den neuesten Corona-News hängen bleiben. Das ist sehr schade, da das Home-Office Möglichkeiten bietet, die es im Büro nicht gibt. Wenn bei mir der Kopf von der Arbeit raucht, erledige ich kleine Dinge im Haushalt oder trinke einen Kaffee auf dem sonnigen Balkon. Nutzt also die Chancen und macht euch Gedanken, was ihr in 5-, 15- oder 60-Minuten-Pausen machen möchtet. ACHTUNG: ein Feind von guten Pausen – vor allem im Home-Office – ist Social Media und Nachrichten. Für mich ist es das beste, wenn ich bei der Arbeit einen großen Bogen darum mache.
3. Geht richtig mit Ablenkung um
Neben Social Media lauern im Home-Office noch viele Ablenkungen, die es im Büro nicht gibt. Je nach eurer Lebenssituation können Lebenspartner, Kinder (vor allem derzeit, wegen der Schulschließungen) oder Mitbewohner Ursachen für Ablenkung sein. Um mit diesen Ablenkungen umzugehen, hilft es meiner Erfahrung nach sehr, wenn man in einem abgetrennten Raum arbeitet und nicht am Küchentisch sein Arbeitslager aufschlägt. Zum anderen ist es sehr wichtig, klare Absprachen zu treffen, wann jeder im Haus selbstständig an etwas arbeitet und wann Zeit zu reden, spielen und essen ist. Diese Fixpunkte mit den Menschen um euch herum einzuplanen und euch die Zeit dafür zu nehmen, ist sehr wichtig. Von 6 bis 20 Uhr ohne Interaktion miteinander zu arbeiten geht nicht, macht keinen Spaß und schafft Konflikte.
4. Setzt euch klare Grenzen
Es ist aus meiner Erfahrung besonders im Home-Office essentiell, das Private von der Arbeit zu trennen. Ohne klare Grenzen werdet ihr euch sonst schnell mit Laptop beim Frühstück oder abends im Bett finden. Um das zu verhindern, könnt ihre einige Ticks anwenden. Wie im zweiten Punkt beschrieben ist es für mich wichtig, ein klar definiertes Ritual und eine Zeit für den Beginn sowie für das Ende der Arbeit zu haben. Außerdem gehören Laptop, Arbeitshandy etc. an den Arbeitsplatz und NICHT in die Küche, Bad, Keller, Garten etc. Das fiel mir am Anfang oft schwer, ist aber langfristig von großer Bedeutung für die Produktivität und das Wohlbefinden in den eigenen vier Wänden.
5. Vergesst nicht euch zu sozialisieren
Der soziale Kontakt unter Kollegen geht bei vielen im Home-Office schnell verloren. Das muss und darf aber nicht so sein! Lösungen um den Wegfall von sozialer Interaktion mit Kollegen zu verhindern gibt es einige. Teammeetings per Video sind ein wesentlicher Teil davon. Bei Ehrenmüller haben wir jeden Tag um 9 Uhr eine Videokonferenz, in der wir uns austauschen. Dabei wird nicht nur ausschließlich über die Arbeit gesprochen, sondern wir nehmen uns auch die Zeit für Persönliches. Es ist wichtig trotz Home-Office einen guten Teamspirit zu erhalten und nicht zu Einzelkämpfern zu werden. Eine Möglichkeit, das zu verhindern, sind auch virtuelle Räume (beispielsweise Google Hangout), in die jeder kommen kann, der sich austauschen möchte. Das kann anfangs etwas ungewohnt sein und ist nicht für jeden etwas. Am besten ist es, euch auszuprobieren, um zu sehen was funktioniert und was nicht. Wir nutzen als Schwarzes-Brett und als Messenger untereinander die Slack-App, mit der wir mehrere Channels zu spezifischen oder allgemeinen Themen haben. Für die Projektkoordination setzen wir auf die Trello-App, mit der man sich super koordinieren kann und keine Aufgabe aus dem Auge verliert.
6. Wichtigster Tipp: Nutzt die Chancen
Viele Arbeitnehmer und Unternehmen werden die nächsten Tage und Wochen mit eigenen und fremden Vorurteilen gegenüber dem Home-Office konfrontiert werden. Home-Office funktioniere nicht! Virtuelle Kollaboration sei ineffektiv! Und generell könne man nur im Büro wirklich etwas arbeiten! Auch ich hatte vor dem ersten Mal Home-Office diese Vorurteile und bin deshalb überzeugt davon, dass diejenigen, die offen mit den Vorurteilen umgehen und die Chancen erkennen, sehr schnell die meisten der Vorurteile fallen lassen und eine nachhaltige Änderung anstoßen. Wenn ihr Home-Office und die Tools schlau nutzt, werdet ihr eine effizientere, erfüllende und abwechslungsreiche Arbeitserfahrung haben. Als Arbeitnehmer werdet ihr dank eurer größeren Flexibilität für Arbeitgeber interessanter, wenn ihr die Tools kennt und die Philosophie des Home-Office verinnerlicht habt. Seid ihr Arbeitgeber und ermöglicht euren Mitarbeitern Home-Office, werdet ihr wiederum bei Bewerbern attraktiver, weil immer mehr Menschen die Möglichkeit von Home-Office einfordern. Diejenigen, die die Chancen nutzen, werden langfristig davon profitieren.
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